"Nakatahi at may bilang na x na bilang ng mga sheet" ay marahil ang tanging bagay na nasa isip pagdating sa pangangailangang mag-staple ng mga dokumento. Paano magtahi ng mga dokumento? Agad na naiisip ng bagong dating ang mga tambak na papel, mahigpit na nakakabit ng bank twine, na natatakpan ng maasim na alikabok, sa isang sulok ng opisina ng accountant o personnel department.
Gayunpaman, hindi lahat ay kasing simple at mababaw na tila sa unang tingin. Ano ang kailangan mong malaman upang maiwasan ang mga pagkakamali sa mahirap na bagay na ito? Paano magtahi ng mga dokumento na may mga thread ayon sa isang larawan? Ang mga tanong na ito ay tatalakayin nang detalyado sa sunud-sunod na mga tagubilin.
Bakit ang mga makalumang staples?
Maraming ahensya ng gobyerno ang maaaring mangailangan ng mga dokumentong natahi hindi sa paraang pabrika, ngunit mano-mano, gamit ang mga sinulid. Ito ay, una sa lahat, ang inspektor ng buwis, ang archive, hinihiling nilang manahi ng mga dokumento na may mga thread sa panahon ng pagtanggap ng mga papeles para sapagpaparehistro ng mga indibidwal na negosyante, pagpaparehistro ng isang legal na entity o papeles para sa isang tender. Paano maayos na i-staple ang mga dokumento, ipinapakita ang numero ng larawan 2. Karaniwang gumagamit ng makapal na sinulid at makapal na karayom.
Pinaniniwalaan na ang mga securities na nakatali sa ganitong paraan ay mas mahirap mawala, pekein o palitan ang mga sheet. Ang ilang mga organisasyon, tiyak na dahil dito, ay gumagamit ng tulad ng isang "lolo" na anyo ng pangkabit ng mahahalagang dokumento. May isa pang argumento - kung minsan ang mga papel ay mahigpit na kumpidensyal, at ang mga tagapamahala, na natatakot sa publisidad o impluwensya ng mga kakumpitensya, ay ipinagkakatiwala lamang ang naturang gawain sa isang pinagkakatiwalaang tao, ayon sa pagkakabanggit, ay tumatanggi sa tulong ng mga dalubhasang kumpanya.
Mahalaga
Ang maling pagkakatahi ng mga dokumento ay maaaring magdulot ng pagtanggi na magparehistro o muling magparehistro ng isang enterprise, tumanggap ng mga papeles sa archive, humantong sa pag-alis ng organisasyon mula sa kumpetisyon para sa isang tender, makaapekto sa desisyon ng awtoridad sa regulasyon sa kaganapan. ng isang pag-audit ng organisasyon.
Mayroon bang unipormeng pamantayan?
Sa ngayon, walang malinaw na panuntunan kung paano magtahi ng mga dokumento gamit ang mga thread ayon sa iisang pattern. Mayroon lamang mga rekomendasyon at tagubilin. Karaniwan, ginagamit ng mga negosyo ang mga pamamaraan ng pag-unlad ng Rosarkhiv, na naaprubahan ng order number 76 noong 2009, ang mga kinakailangan ng GOST "Office work and archiving", pati na rin ang mga tagubilin mula sa Central Bank of Russia.
Yugto ng paghahanda
Lahat ng dokumentong i-stapled ay dapat ma-preview, kung may mga marka ng lapis, burahin ang mga ito. Mahalagamaingat na isaalang-alang ang bawat pahina, ibukod ang mga ito mula sa pagdikit sa isa't isa, tiyakin ang isang lohikal at tamang pagkakasunod-sunod ng mga dokumento sa isang stack. Alisin ang mga matutulis na bagay, pin, staple, o paper clip, dahil maaari nilang masira ang nagbubuklod na sinulid at magresulta sa pagkawala ng dokumento. Kinakailangang bilangin ang mga pahina gamit ang isang simpleng itim na lapis, sa kanang sulok; ang paggamit ng tinta, kabilang ang kulay, ay hindi pinapayagan. Hindi ka maaaring mag-numero nang masyadong malapit sa teksto ng dokumento, mas magkakapatong ito. Ang harap na bahagi lamang ng sheet ang binibilang. Ang kabuuang dami ng naka-staple na dokumento ay hindi dapat lumampas sa 250 na mga sheet, at ang taas ng nakatali at may bilang na dokumento ay hindi dapat lumampas sa 4 na sentimetro. Ang isang halimbawa kung paano manahi ng mga dokumento gamit ang mga sinulid ay ipinapakita sa larawan.
Ang susunod na yugto ng paghahanda ay ang pagpili ng mga kasangkapan. Upang maayos na tahiin ang mga dokumento na may mga thread, kakailanganin mo: isang awl, mga espesyal na thread, isang takip ng karton, tulad ng sa larawan. Sa ilang mga kaso, ginagamit ang isang hole punch. Paano at kung ano ang itatahi ng mga dokumento, ang bawat espesyalista ang magpapasya para sa kanyang sarili. Ito ay pinaka-maginhawang gumamit ng malupit na mga thread o bank twine, sa ilang mga kaso ang mga woolen thread o laces ay ginagamit. Kadalasan dinadala nila ang pag-andar ng dekorasyon. Karaniwan ang mga seryosong ulat ay gumagamit ng mas mahigpit na istilo. Ihanda ang mga dokumento at ang form para sa imbentaryo.
Ilang subtleties
- Malalaking format na sheet, halimbawa, A3 o A2, ay dapat ding may bilang. Upang gawin ito, ito ay ganap na pinalawak at binibilang ayon sa mga pangkalahatang tuntunin. Pagkatapos ay nakatiklop at maingat na nakadikit sa likodsulok.
- Kung kailangang magsampa ng liham, ito ay bubuksan, una ang sobre mismo ay binibigyang numero, pagkatapos ay ang mga pahina ng liham na magkakasunod.
- Ang pabalat ng dokumento ay hindi binibilang. Gayundin, ang pahina ng pamagat ay hindi binibilang kung walang takip. Gayunpaman, ang pangalawang sheet ay may numero na na may numerong "2".
- Kung ang bilang ng mga sheet ay higit sa 250, hahatiin ang mga ito sa mga volume. Karaniwan ang gawaing ito sa mga korte. Ang bawat volume ay dapat na hiwalay na bilang.
- Paano i-staple ang mga dokumento kung hindi posibleng isaad ang numero ng sheet sa kanang tuktok o ang buong sheet ay okupado? Madalas itong nangyayari, halimbawa, kapag binibilang ang isang larawan, kung saan pinapayagan ang pagnunumero mula sa likod.
- Kung sakaling magkaroon ng maling pagnunumero, maaari mong i-cross out ang numero. Gayunpaman, ang pagwawasto ay dapat kumpirmahin gamit ang isang lagda.
- Kung hindi hihigit sa dalawang sheet ang nalaktawan, pinapayagan itong gumamit ng pagtatalaga ng titik para sa mga nilaktawan na pahina. Ang digital numbering ng pangunahing dokumento ay hindi nagbabago, ngunit ang bilang ng mga sheet ay tumataas. Sa kasong ito, kinakailangang bigyan ng babala ang taong tatanggap ng mga dokumento tungkol dito.
- Kung kinakailangang numerohan ang isang dokumentong may numero na o may pagnunumero, muli itong bibigyan ng numero.
- Kung ang mga sheet sa dokumentasyon ay hindi maaaring paghiwalayin o ang mga ito ay pinagdikit, ang mga ito ay binibilang bilang isang sheet. Nangyayari ito kung ang isang dokumento, halimbawa, ay may nakadikit na tseke, isang litrato o isang clipping ng pahayagan. Ngunit sa parehong oras, kinakailangan na gumuhit ng isang imbentaryo, at sa column na "Tandaan" o sa inskripsiyon ng sertipikasyon, kinakailangang linawin kung aling mga dokumento ang na-paste, sa aling pahina at kung ano ang nilalaman ng mga ito.
Aling mga dokumento ang madalas na tahiin kasama ng sinulid? Una sa lahat, mga dokumento ng constituent at incorporation. Kadalasan ay may maliit na volume ang mga ito, mas madali silang mabutas gamit ang isang awl, at madali ang pagtahi. Mayroong ilang mga teknolohiya para sa stitching, maaari kang gumawa ng dalawang punctures, tatlo o lima. Tatlong butas ang pinakakaraniwang opsyon. Magagamit ang limang butas kapag ang ilang mga dokumento ay mas maliit kaysa sa iba, ang koneksyon ng limang butas ay makakatulong upang maayos ang mga ito nang mas mahusay. Ginagamit ang five-hole stapling kung ang mga dokumento ay may mataas na halaga, mababawasan nito ang panganib ng pagpapalit ng mga ito.
Paano maayos na tahiin ang mga dokumento gamit ang mga thread: sunud-sunod na tagubilin
- I-stack ang mga sheet, ihanay ang mga gilid.
- Suriin ang order ng sheet.
- Markahan ng lapis ang mga lugar ng hinaharap na mga butas ng simetriko sa gitna sa kaliwang bahagi ng sheet. Magagawa ito pareho sa isang sheet at sa lahat.
- Kailangan na lumihis mula sa teksto nang hindi bababa sa 1.5 sentimetro.
- Ang mga marka ay dapat na mahigpit na patayo, pinapayagan ang layo na hanggang tatlong sentimetro mula sa isa't isa.
Kung sapat ang laki ng dokumento, mas maginhawang butasin ito gamit ang awl. Karaniwang nagsisimula sa tuktok na butas.
Kung hindi posible na gamitin ang factory cover, tulad ng nasa larawan, ang una at huling sheet ay maaaring idikit ng isang manipis na strip ng karton upang maiwasan ang pinsala sa mga pahina. Mahalagang piliin ang tamang haba ng thread, karaniwang nasa pagitan ng 50 at 80 cm.
Classic na tahi na may sinulid - tatlong butas
Suriin natin ang opsyon kung paano manahi ng mga dokumentohakbang-hakbang sa tatlong butas. Ito ang klasiko at pinakakaraniwang opsyon para sa pag-file ng mga papel sa archive o para sa pag-verify. Kung paano maayos na tahiin ang mga dokumento na may mga thread sa kasong ito ay mas mahusay na makikita sa larawan.
Ibaba ang karayom at sinulid sa ilalim ng salansan ng mga dokumento, ilabas ito sa butas sa numerong dalawa. Hindi natin dapat kalimutan ang tungkol sa isang maliit na "buntot" na 7-8 cm ang haba, ito ay magagamit pa rin. Sa harap na bahagi, itinuro namin ang karayom sa itaas na butas, pagkatapos ay ibalik ang karayom sa pinakamababang butas No. 3. Susunod, ang karayom ay "sumisid" sa gitnang butas, bilang isang resulta, ang parehong mga thread ay nananatili sa ibaba. Ngayon ay maaari na silang mabuhol.
Dagdag pa, ang dokumento ay dapat na sertipikado, isang sheet ng papel ay nakadikit, isang selyo at pirma ng responsableng tao sa itaas. Paano maayos na tahiin ang mga dokumento at i-secure ang buhol gamit ang mga sinulid, makikita mo sa larawan.
Bukod dito, may nakadikit na imbentaryo sa likod ng huling sheet. Ang inskripsiyon ay maaaring gawin sa pamamagitan ng kamay o gumamit ng mga nakahandang template, tulad ng nasa larawan.
Paano i-staple ang mga dokumento sa apat na butas?
Four-hole piercing technology ay halos magkapareho. Ang pagkakaiba lang ay ang dokumento ay natahi mula sa itaas hanggang sa ibaba. Parang basting sa pananahi. Sa kasong ito lamang ito ay paulit-ulit sa reverse order, una mula sa itaas hanggang sa ibaba, pagkatapos ay mula sa ibaba hanggang sa itaas. Kaya, ang mga tali ay magkakatulad na walang mga puwang, na parang tinahi sa isang higanteng makinang panahi.
Mga espesyal na okasyon
Minsan pinapayagang ikonekta ang mga dokumento hindi patayo, ngunit sa sulok. ATang mga ito ay pangunahing mga papel sa pag-uulat sa pananalapi, na kinasasangkutan ng pangkabit ng mga cash tape, mga tseke sa kanang bahagi. Ang mga naturang dokumento ay natahi sa sulok. Ang mga hakbang ay kapareho ng para sa karaniwang pagpupulong ng mga dokumento, tanging ang mga butas ay tinusok sa sulok. Kadalasan mayroong dalawa. Ang sheet ay nakadikit nang eksakto sa sulok. Dagdag pa, ang pamamaraan ay katulad - ito ay sertipikado, isang selyo.
Konklusyon
Sa proseso ng paghahanda at pag-stapling ng isang dokumento, mahalagang pag-isipan nang maaga kung paano i-staple ang mga dokumento upang maiwasan ang lahat ng uri ng force majeure. Halimbawa, kung minsan kailangan mong gumawa ng kopya ng mga dokumentong nakatali at naka-archive na. Ito ay nagkakahalaga ng pag-aalala tungkol sa mga ganitong sandali nang maaga. Karaniwan, ang mga espesyalista sa HR o accounting ay maaaring hulaan nang maaga kung aling dokumento ang dapat munang patakbuhin sa isang copier. Lubos nitong pinapasimple ang trabaho at nakakatipid ng oras.
